Hỏi – đáp về Văn hóa Doanh nghiệp

Hỏi: Thưa chuyên gia, khi mới áp dụng 5S, tôi thấy các nhân viên của mình rất hứng khởi nhưng một vài tuần kế tiếp có lúc họ lại trở nên “hơi lười” và mắc lại các thói quen cũ. Làm thế nào để họ thoải mái với những nguyên tắc làm việc mới, thay đổi cách làm việc của mình? Công ty cần có các biện pháp gì để duy trì tốt 5S?

Trả lời: Thực hiện 5S thực chất là câu chuyện thay đổi thói quen trong công việc cũ bằng thói quen mới văn minh hơn, có chất lượng và hiệu quả cao hơn mà chúng ta học hỏi từ phong cách và văn hóa làm việc của Nhật Bản. Như bạn đã biết, thay đổi thói quen là một việc làm rất khó, vì nó đã trở thành một phần trong phong cách làm việc và tính cách của mỗi người. Con người thường làm việc theo thói quen nhiều hơn là theo khoa học, kỹ thuật. Các cụ đã tổng kết: “Trăm hay không bằng tay quen”. Nếu cái đầu, cái tay của ta đã làm việc theo thói quen rồi thì việc xóa bỏ nó rất khó, xác suất lặp lại sẽ rất cao. Thay đổi thói quen cũ bằng một thói quen mới có nguồn gốc nhập ngoại đương nhiên lại càng khó hơn. Rất khó nhưng nếu chúng ta quyết tâm làm 5S thì vẫn làm được và hiệu quả, ích lợi của nó đối với các cá nhân và tổ chức sẽ cao. Với tư cách là người lãnh đạo, quản lý đơn vị/DN, bạn nên làm các công việc sau đây để thay đổi thói quen cũ sang thói quen và cách ứng xử theo 5S:

Thứ nhất, bạn phải trực tiếp giảng giải, truyền thông điệp đổi mới cho CB, NV trong đơn vị của mình về các vai trò, tác dụng và lợi ích của 5S sẽ mang lại cho mỗi cá nhân và cho đơn vị; nêu những khó khăn, cản trở trong quá trình chuyển đổi thói quen cũ thành thói quen mới và xác định quyết định thực hiện nó trong tổ chức của mình đến cùng.

Thứ hai, Là lãnh đạo, bạn cần thể hiện quyết tâm và thực sự nêu gương thực hiện 5S trong đơn vị, bắt đầu từ việc xây dựng 5S trong chính phòng làm việc, trong công việc và sinh hoạt của mình để mọi người giám sát. Thói quen tốt là quá trình đi từ tâm thế, nhận thức đến hành vi, việc làm và được duy trì, đảm bảo lâu dài, kiến tạo và phát huy được chất lượng và hiệu quả của nó. Bạn cần xây dựng một kế hoạch thực hiện 5S với các mục tiêu và giai đoạn cụ thể của tổ chức.

Trong quá trình trên thì việc xây dựng một tâm thế, thái độ tự giác chấp nhận các nguyên tắc 5S một cách cộng đồng, tự nhiên có tầm quan trọng hàng đầu; “đầu xuôi, đuôi lọt”. Vì vậy cần dùng các hình thức văn hóa, văn nghệ, câu chuyện thực tế và sự chia sẻ trong tổ chức của mình để xây dựng sự thấu hiểu và tâm thế chủ động, tích cực cho mọi thành viên. Cần xóa bỏ ý nghĩ 5S là việc do lãnh đạo vẽ ra bắt buộc nhân viên phải làm.

Thứ ba, lãnh đạo cần quản trị tốt và hiệu quả quá trình thực hiện 5S của đơn vị/DN để công cụ này sớm đem lại lợi ích cho chính mỗi nhân viên. Cần động viên, nhắc nhở mọi người đồng thời thực hiện kỷ luật thưởng – phạt nghiêm minh, công bằng trong toàn đơn vị; người làm tốt phải được nêu gương, khen thưởng, người làm xấu, kém phải được xử phạt/kỷ luật… Thông điệp quản trị là chúng ta thực hiện 5S thật và làm lâu dài, để nó trở thành thói quen, thành nét văn hóa tốt đẹp của tổ chức. Trong khuôn khổ một kế hoạch hay phong trào thi đua thì cần có sự sơ kết, tổng kết, đánh giá và so sánh, cạnh tranh với các tổ chức khác. Khi nhân viên nhận thức được làm 5S là cần thiết và có lợi cho chính họ và cho cả tổ chức thì từ tâm thế phải chấp hành kỷ luật sẽ chuyển thành tâm thế tự giác, tự nguyện, rồi trở thành một thói quen và tính cách của bản thân họ.

Nếu bạn kiên tâm, duy trì được các việc làm, giải pháp trên thì tôi tin, trong khoảng 2-3 năm 5S sẽ trở thành thói quen, nét văn hóa đẹp trong DN của bạn. Chúc bạn thành công !

PGS. TS Đỗ Minh Cương

Viện phó Viện VHKD, VNABC

21:14:50 16-08-2018