Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026 chính thức có hiệu lực, quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội (BHXH) và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hợp đồng, tiền lương, BHXH, hồ sơ nhân sự và dữ liệu người lao động để hạn chế rủi ro vi phạm.
Nhiều nhóm hành vi có thể bị xử phạt
Nghị định 283/2026 quy định nhiều mức xử phạt liên quan trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, từ giao kết hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc đến BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, an toàn vệ sinh lao động và việc quản lý, sử dụng dữ liệu người lao động.
Đáng chú ý, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 2 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ trường hợp Nghị định có quy định khác.
Do đó, trước khi Nghị định có hiệu lực, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ quy trình quản lý lao động, hợp đồng, tiền lương và hồ sơ nhân sự nhằm hạn chế các nguy cơ phát sinh vi phạm.
Chậm, trốn đóng BHXH có thể phát sinh thêm chi phí
Một trong những nhóm quy định doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc.
Theo Nghị định 283/2026, đối với hành vi chậm đóng BHXH bắt buộc, người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền chậm đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính. Mức phạt đối với cá nhân không vượt quá mức tối đa theo Nghị định.
Đối với hành vi trốn đóng BHXH bắt buộc, mức phạt có thể từ 18% đến 20% tổng số tiền trốn đóng tại thời điểm lập biên bản, trong phạm vi mức tối đa được quy định.
Không chỉ bị xử phạt, người sử dụng lao động còn có thể bị buộc đóng đủ số tiền BHXH bắt buộc chậm đóng hoặc trốn đóng và nộp thêm số tiền bằng 0,03%/ngày, tính trên số tiền và số ngày chậm đóng hoặc trốn đóng.
Như vậy, việc kéo dài thời gian thực hiện nghĩa vụ BHXH có thể khiến khoản tiền doanh nghiệp phải nộp tăng thêm theo số ngày chậm đóng hoặc trốn đóng.
Đáng chú ý, việc xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng có thể được thực hiện trên môi trường điện tử theo quy định pháp luật liên quan.
Hợp đồng lao động: cần rà soát ngay
Theo Điều 15 Nghị định 283/2026, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt đối với nhiều hành vi vi phạm trong giao kết hợp đồng lao động.
Các hành vi này gồm giao kết hợp đồng lao động không bằng văn bản với người lao động làm công việc có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên, trừ trường hợp pháp luật cho phép; giao kết không đúng loại hợp đồng lao động; hợp đồng lao động không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định và các vi phạm khác về giao kết hợp đồng lao động được quy định tại Nghị định.
Mức phạt được xác định theo số lượng người lao động bị vi phạm, từ 2 triệu đồng đến 25 triệu đồng đối với cá nhân. Với doanh nghiệp là tổ chức, theo nguyên tắc mức phạt gấp 2 lần cá nhân, số tiền xử phạt có thể cao hơn đáng kể.
Bên cạnh đó, người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng nếu thực hiện các hành vi bị pháp luật cấm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động như giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động hoặc yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản cho việc thực hiện hợp đồng lao động.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra lại quy trình thử việc. Người sử dụng lao động có thể bị xử phạt nếu yêu cầu người lao động thử việc quá thời gian quy định, thử việc không đúng trường hợp, trả lương thử việc thấp hơn mức pháp luật quy định hoặc có các hành vi vi phạm khác về thử việc.
Không chỉ hợp đồng, tiền lương cũng là vấn đề cần lưu ý
Nghị định 283/2026 quy định nhiều hành vi vi phạm về tiền lương có thể bị xử phạt.
Trong đó, doanh nghiệp cần lưu ý việc không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện thang lương, bảng lương; không công khai quy chế thưởng; không thông báo bảng kê trả lương cho người lao động theo quy định; trả lương không đúng hạn; trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu; không trả hoặc trả không đủ tiền lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm và các khoản khác theo quy định.
Các hành vi liên quan đến tiền lương thường có thể ảnh hưởng đến nhiều người lao động cùng lúc. Vì vậy, mức phạt có thể tăng theo số lượng người lao động bị vi phạm.
Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ bảng lương, bảng kê trả lương, chính sách thưởng và các tài liệu liên quan để có cơ sở đối chiếu khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra.
Đối với thời giờ làm việc, người sử dụng lao động yêu cầu người lao động làm thêm giờ mà không được sự đồng ý của người lao động, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, có thể bị phạt từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng.
Trường hợp yêu cầu người lao động làm thêm vượt quá số giờ tối đa theo quy định, mức phạt được xác định theo số lượng người lao động bị vi phạm và có thể lên đến 75 triệu đồng đối với cá nhân.
Kỷ luật lao động phải đúng căn cứ, đúng trình tự
Doanh nghiệp cũng cần rà soát nội quy lao động và hồ sơ xử lý kỷ luật.
Người sử dụng lao động có thể bị xử phạt nếu dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động; xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật; không thực hiện đúng trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật; hoặc có các hành vi xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động theo quy định.
Một số hành vi thuộc nhóm này có mức phạt từ 20 triệu đồng đến 40 triệu đồng đối với cá nhân. Vì vậy, doanh nghiệp cần bảo đảm nội quy lao động, hợp đồng lao động và các hồ sơ xử lý kỷ luật được xây dựng, ban hành và lưu trữ đầy đủ.
Bên cạnh đó, Nghị định 283/2026 cũng đặt ra các yêu cầu liên quan đến bảo đảm đối thoại và quan hệ lao động tại nơi làm việc, đồng thời siết chặt quy định về an toàn, vệ sinh lao động.
Không được sử dụng trái phép dữ liệu người lao động
Một nội dung đáng chú ý khác là chế tài đối với hành vi sử dụng trái phép thông tin, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về người lao động và thị trường lao động.
Theo đó, hành vi khai thác, chia sẻ, sử dụng trái phép thông tin, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về người lao động và thông tin về thị trường lao động chưa được cơ quan có thẩm quyền công bố, phổ biến mà không bị truy cứu trách nhiệm hình sự có thể bị phạt từ 20 triệu đồng đến 40 triệu đồng.
Mức phạt từ 50 triệu đồng đến 70 triệu đồng được áp dụng đối với một số hành vi như gian lận, giả mạo hồ sơ trong thực hiện chính sách về việc làm, đánh giá, cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia; mua bán, trao đổi, chiếm đoạt trái phép thông tin, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về người lao động và thị trường lao động trong các trường hợp được Nghị định quy định.
Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng việc phân quyền truy cập, quản lý và sử dụng dữ liệu nhân sự. Hồ sơ lao động không chỉ cần đầy đủ mà còn phải được lưu trữ, khai thác đúng thẩm quyền, hạn chế tình trạng thông tin bị chia sẻ hoặc sử dụng không đúng mục đích.
Chủ động rà soát, số hóa hồ sơ
Các quy định mới cho thấy việc tuân thủ pháp luật lao động ngày càng gắn với khả năng chứng minh bằng hồ sơ. Một hợp đồng bị thất lạc, giao kết sai loại, thiếu nội dung hoặc không thể xác định chính xác thời điểm ký có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi kiểm tra, đối chiếu hoặc phát sinh tranh chấp với người lao động.
Đây cũng là thời điểm doanh nghiệp nên từng bước chuyển đổi từ quy trình ký hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng lao động điện tử. Trước ngày 10-9-2026, doanh nghiệp nên thực hiện một đợt rà soát tổng thể.
Trước hết, cần kiểm tra toàn bộ hợp đồng lao động, bảo đảm người lao động thuộc trường hợp phải giao kết bằng văn bản đã có hợp đồng đầy đủ, đúng loại và đúng nội dung. Đối với hồ sơ thử việc, cần kiểm tra thời gian thử việc, mức lương và thời điểm chuyển sang hợp đồng chính thức. Doanh nghiệp cũng cần đối chiếu BHXH, bảo hiểm thất nghiệp để phát hiện sớm trường hợp thiếu người tham gia, đóng thiếu hoặc chậm đóng.
Về tiền lương, cần rà soát thang, bảng lương, bảng kê trả lương, quy chế thưởng, tiền làm thêm giờ và mức lương tối thiểu.
Đối với nội quy và hồ sơ kỷ luật, cần bảo đảm mọi quyết định đều có căn cứ và được thực hiện đúng quy trình. Hồ sơ an toàn, vệ sinh lao động cũng cần được kiểm tra, đặc biệt tại các doanh nghiệp có nhiều lao động trực tiếp hoặc sử dụng máy móc, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần chuẩn hóa việc quản lý dữ liệu người lao động, kiểm soát quyền truy cập và hạn chế tình trạng chia sẻ, khai thác thông tin không đúng thẩm quyền. Việc số hóa hồ sơ, hợp đồng lao động sẽ giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu, thuận tiện tìm kiếm, kiểm tra và đối chiếu khi cần, đồng thời chủ động hơn trong việc chứng minh quá trình tuân thủ pháp luật.
Nguồn: Tạp chí Thương hiệu & Công luận
