Xây dựng Văn hóa 5S trong doanh nghiệp Việt Nam

VHDN: World Cup 2018 đã kết thúc tối 15/7 với danh hiệu vô địch về Đội tuyển quốc gia Pháp, Á quân là Đội Croatia. Giới chuyên môn ca ngợi về phong cách bóng đá thực dụng, thận trọng và hiệu quả của Đội Pháp, về tính kiên cường, bất khuất và không ngừng tấn công của Đội Croatia… đã làm nên một Giải vô địch thế giới giàu biến hóa, hấp dẫn, mang hơi thở của thời đại Cách mạng 4.0… Song đối với nhiều người hâm mộ khắp năm châu, nếu FIFA có thêm một Cup vàng về văn hoá ứng xử, về hoạt động bảo vệ môi trường của đội tuyển và người hâm mộ của họ, thì chắc chắn sẽ thuộc về các “Samurai xanh” Nhật Bản.

Thế giới khâm phục trước hình ảnh những cổ đông viên Nhật Bản sau mỗi trận đấu của đội nhà đều cùng nhau tự nguyện nhặt rác, kể cả khi trái tim họ tan nát sau trận thua 2-3 trước Đội tuyển Bỉ. Và phòng thay đồ của Đội tuyển Nhật Bản luôn được các cầu thủ làm vệ sinh sạch sẽ trước khi ra về, dù họ thắng hay thua. Giữ cho tâm thế luôn chủ động, không bị rối loạn bởi những tác động, cú sốc lớn từ ngoại cảnh; giữ cho nơi làm việc, ăn ở, sinh hoạt luôn sạch sẽ, ngăn ngắp, gọn gàng, đã trở thành thói quen, tính cách và văn hóa của người Nhật. Dân tộc này đã làm cho thế giới khâm phục khi đối mặt với các vụ động đất, sóng thần, lũ lụt, tai nạn hạt nhân…Cái văn hóa hành xử này có nguồn gốc từ truyền thống giáo dục, đào tạo của nước Nhật, trong đó có Phương pháp 5S được Tập đoàn TOYOTA phát triển và chuyển giao cho thế giới từ hơn nửa thế kỷ nay.

Phương pháp và Quy trình quản trị chất lượng 5S

5S trước hết là một phương pháp hay công nghệ thực hành quản trị chất lượng gồm 5 công việc chính hay 5 khâu – 5 bước cần làm một cách thứ tự và đồng bộ, được tóm tắt bằng 5 chữ S từ cách phát âm của người Nhật: 1/Sàng lọc (Seiri): Phân loại và bỏ đi những thứ không cần thiết, không dùng đến nữa. 2/Sắp xếp (Seiton):  Sắp đặt những thứ cần thiết ngăn nắp, gọn gàng để lấy và cất giữ tiện lợi, an toàn khi sử dụng. 3/Sạch sẽ (Seiso): Làm vệ sinh thường xuyên, giữ nơi làm việc và thiết bị luôn sạch sẽ. 4/Săn sóc (Seiketsu): Duy trì S1, S2, S3, đảm bảo tiêu chuẩn cao nơi làm việc bằng cách giữ mọi thứ đều sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng. 5/Sẵn sàng (Shitsuke): Đào tạo mọi người đều thực hiện 5S một cách tự giác, thành thói quen ở nơi làm việc.

Không chỉ dừng lại 5S, công nghệ và văn hóa quản trị chất lượng của Nhật Bản còn đi đến một khái niệm tổng quát hơn là sản xuất và Quản trị tinh gọn (LEAN), bao gồm các phương pháp và công cụ khác nữa như Kaizen, Quản lý trực quan (Mieruka)…Kaizen: (Kai: liên tục, Zen: cải tiến) là một triết lý và phương pháp quản trị thực hiện các cải tiến liên tục, từ nhỏ đến lớn, nhằm tạo ra chất lượng và hiệu quả công việc cao hơn. Mục tiêu chính của Kaizen là cải tiến không ngừng nhằm loại bỏ các lãng phí (hữu hình và vô hình) để nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp. Kaizen duy trì, phát triển ở người Nhật một tâm thế và thói quen luôn luôn và liên tục thực hiện 5S ở mọi lúc, mọi nơi như một đức tính của dân tộc, có một vai trò quan trọng xây dựng và phát triển thương hiệu quốc gia “Made in Japan”.

Xây dựng 5S như là một nét văn hóa của doanh nghiệp Việt Nam

Việc áp dụng và phát triển 5S và Kaizen vào các DN và một số tổ chức khác có thể mang lại cho chúng ta những tác động tích cực và lợi ích lớn. Bởi vì, trước hết, quá trình sản xuất, phân phối và việc sử dụng điện năng, xây dựng, vận tải, khai khoáng… đều đòi hỏi một tiêu chuẩn tối quan trọng là an toàn, “an toàn là trên hết”. Tư duy và cách làm theo 5S sẽ giúp cho các DN nước ta nói chung xây dựng và duy trì một môi trường và điều kiện làm việc an toàn, sạch sẽ, ngăn lắp, thân thiện với con người, giảm thiểu các rủi ro dẫn đến mất an toàn lao động. Thứ hai, 5S và Kaizen có tác dụng lớn đến việc cắt giảm chi phí sản xuất, nhất là chi phí thời gian, nâng cao hiệu qủa kinh doanh cho các DN và tổ chức khác. Thứ ba, 5S là một cách tiếp cận, cách làm đổi mới sáng tạo mang tính phong trào này không đòi hỏi phải nghiên cứu tốn kém và lâu dài, dễ thực hiện và triển khai trên quy mô lớn. Kết hợp với cách tiếp cận đổi mới sáng tạo theo con đường nghiên cứu – triển khai và phát triển các mô hình, sản phẩm và dịch vụ mới, Việt Nam sẽ tiến nhanh và tiến chắc theo con đường trở thành một quốc gia đổi mới và phát triển. Muốn biến 5S thành một văn hóa làm việc văn minh và hiệu quả, các DN nước ta cần làm:

Một là, phát động phong trào thực hiện 5S và Kaizen trên toàn hệ thống DN nước ta gắn liền với việc quản trị VHDN. Lãnh đạo cao nhất của các DN cần có cam kết và truyền thông mạnh mẽ về nhiệm vụ, công việc này và có kế hoạch thực hiện với các mục tiêu và tổ chức thực hiện cụ thể.

Hai là, tăng cường đào tạo, hướng dẫn và thực hành 5S từ trên xuống dưới. Các cấp lãnh đạo, quản lý phải là các tấm gương học tập, thực hiện 5S và Kaizen cho thuộc cấp và đơn vị của mình và thi đua với các đơn vị, DN bạn; cần sớm phát hiện, truyền thông và chia sẻ kinh nghiệm về thực hiện 5S từ các đơn vị cơ sở xuất sắc, có khả năng truyền cảm hứng trong hệ thống. Trong các chương trình đào tạo của DN, cần có mục tiêu xây dựng và duy trì tâm thế, thói quen 5S và Kaizen trong công việc và sinh hoạt cộng đồng.

Ba là, thực hiện nghiêm kỷ luật kết hợp với việc xử phạt và khen thưởng, tôn vinh một cách xứng đáng, công bằng, dân chủ trong quá trình thưc hiện 5S, Kaizen… Các tổ chức như Công đoàn, Đoàn Thanh niên, các thành viên của DN cần có những cải tiến, sáng tạo trong xây dựng và quản trị 5S để nó đi vào cuộc sống và công việc của mình và của DN hàng ngày một cách nhẹ nhàng, tự nhiên, rộng khắp qua các hoạt động văn học, nghệ thuật quần chúng, chia sẻ cả trên mạng nội bộ và mạng xã hội… Nét văn hóa 5S, Kaizen sẽ bổ sung cho công tác truyền thông và xây dựng thương hiệu của DN nhiều câu chuyện hay và cải tiến được hiệu quả của nó.

Bốn là, các DN nước ta cần thực hiện tổng kết, đánh giá thực hiện công tác quản trị VHDN thường niên hoặc 2 năm một lần để bổ sung các giá trị cốt lõi của VHDN. Cá nhân tôi trong quá trình làm việc với một số DN ngành điện lực, dầu khí, xây dựng, giao thông, ngân hàng, nông nghiệp, thực phẩm… cho rằng, hệ thống các giá trị cốt lõi của DN Việt Nam nếu chưa có thì cần bổ sung thêm giá trị An toàn và một giá trị cặp đôi với nó như Sẵn sàng hoặc Đảm bảo, Sạch sẽ, Gọn gàng…?

PGS. TS. Đỗ Minh Cương

Viện Văn hóa Kinh doanh, VNABC